A un mal orador ni la tecnología lo salva: qué recomiendan los expertos a la hora de tener que enfrentar un auditorio
Aunque parece un desafío sencillo, los argentinos suelen tener muchas dificultades para preparar ponencias y expresarse en público. Especialistas advierten que a las presentaciones les faltan profesionalización y revelan cuáles son los errores y miedos más comunes
El protagonismo indiscutido de la imagen, la omnipresencia de los smartphones, la escasez del tiempo y el avance de la Generación Y en las empresas empezó a impactar en la manera en la cual los ejecutivos desarrollan hoy sus presentaciones orales.
En muchos casos, las exposiciones en público son para vender un producto, dar a conocer un proyecto o informe, o pelear por una inversión. Sin embargo, los expertos aseguran que, en general, les falta profesionalización, lo cual disminuye su posible impacto sobre la audiencia.
Y aunque a simple viste parece un desafío sencillo, sin mayores inconvenientes para quienes tienen un nivel de formación y preparación, las personas suelen tener muchas dificultades al expresarse, como así también falencias a la hora de preparar una ponencia.
Los cambios más recientes
A la hora de mostrar una presentación, el PowerPoint (PPT) resiste la incursión de los nuevos programas y dispositivos -como el iPad- y sigue siendo el formato más utilizado por ejecutivos y profesionales.
En cuanto a la extensión, las exposiciones son hoy considerablemente más resumidas, coinciden los expertos en oratoria consultados en la presente.
«Lo que antes se presentaba en una hora ahora no puede llevar más de 20 minutos. Y cuanto más sube la jerarquía, más breve tiene que ser», sostiene Gisela Galimi, profesora de la Universidad Católica Argentina (UCA) y socia de Galimi & Alcón, una consultora especializada en comunicación.
Y añade otro cambio: «Aunque el público esté en el mismo espacio físico que el orador, todo el tiempo está pendiente de otras cosas, de la Blackberry prendida, y sale y entra con mucha más facilidad que antes, lo cual no es un dato menor a la hora de armar una presentación.»
En opinión de José María Rodríguez Sarachaga, director de Oratoria Consulting, las nuevas generaciones son cada vez más visuales y con menos tiempo para prestar atención. «Esperan algo puntual, rápido y entretenido», asegura.
A su vez, los jóvenes profesionales tienen su propio estilo en cuanto a la organización de las ponencias, muy diferente del tradicional.
Al respecto, Galimi observa que «mientras los ejecutivos más grandes necesitan del orden lógico-lineal, que viene del libro, los más jóvenes se organizan en entrar y salir de los temas, cambiar y volver con mayor rapidez, tal como funciona la web.»
Los errores más comunes
Según los expertos sondeados por este medio, a la hora de realizar una presentación, las equivocaciones más recurrentes son:
- Escribir el PPT antes de pensar el discurso. Al caer en práctica, apunta Galimi, «lo que sucede es que el Power guía el discurso y no el speaker, cuando en realidad el orador primero tiene que pensar el discurso y luego armar la presentación en función de su objetivo. Pero como somos tan tecnológicos y de escritura, suele pasar al revés. Nos sentamos y escribimos. Claro que cuando hay que hablar, no es lo mismo, porque la oralidad necesita repetición o armar un colchoncito para que el otro entre».
- Recurrir al puntero láser. «Si desde afuera tenés que marcar en la presentación algo con el puntero láser significa que a la presentación le faltó trabajo», advierte Rodríguez Sarachaga.
- La subutilización de los PPT. Según el consultor, una práctica común es transformar este formato en una especie de Word con imágenes.
«El Power es una herramienta que tiene un enorme jugo para sacarle, pero la gente aun sigue siendo conservadora y haragana. Al PPT se le pueden insertar imágenes, filmaciones o lograr que sea interactivo. Hoy existen un abanico de recursos para que este formato sea dinámico y no haga falta resaltar los aspectos importantes con un puntero láser», enfatiza Rodríguez Sarachaga.
- Armar presentaciones extensas, lentas y pesadas. Demasiado texto en el PowerPoint, inclusión de columnas irrelevantes, incapacidad para distinguir entre la información que debe darse verbalmente, la que debe aparecer en el PPT y la que debería figurar aparte, entregada en un material complementario.
A su vez, se suelen incluir filminas, que después se terminan salteando rápido porque «no importan tanto».
Para el director de Oratoria Consulting, «el que hace la presentación, muchas veces se olvida que el fin es presentar. A los contadores e ingenieros, por ejemplo, el trabajo les llevó mucho tiempo y, por eso, quieren demostrar todo lo que hicieron en lugar de mostrar lo que le interesa al auditorio».
- Leer con recurrencia el texto de la pantalla. De acuerdo con los especialistas, es muy común que el orador presente un PPT y se ponga de espaldas al público para leerlo.
«En primer lugar -observa Rodríguez Sarachaga.- no se está comunicando porque no mira al público y, por otro lado, lo que dice ya está en el PPT con lo cual, la gente en lugar de escuchar lee con la molestia de escuchar una voz por detrás».
- No tener en cuenta el auditorio. Daniela de León, Directora Ejecutiva de Dale Carnegie Training, hace hincapié en que «no pensar en el público es el error central de las presentaciones, no ponerse un minuto en su lugar para analizar qué interesa y qué no».
- La modulación de la voz. Es muy notoria la incapacidad para manejar los diferentes tonos, asegura De León, experta en capacitación y entrenamiento de ejecutivos.
Y ejemplifica: «Los speakers quizá hablan en un nivel muy alto o que no se adecua al auditorio. Y es importante dominar los altos, bajos, las pausas. También se da que, muchas veces, hablan en un nivel plano y eso aburre».
- Falta de preparación y planificación previa. Para la responsable de Dale Carnegie en el país, «una presentación debe contar con una apertura que impacte, porque la gente que viene con otras cosas en la cabeza se tiene que sentir atraída.»
«En segundo lugar -continúa- es importante poner en evidencia la fuerza en algunas ideas. Y, por último, debe tener un cierre, alto, para la ovación. No que la gente se codee para saber si terminó o no.»
Las recomendaciones de los expertos
De acuerdo a Rodríguez Sarachaga, antes que nada hay que tener en claro que la presentación comienza mucho antes de empezar a hablar. «Empieza en el momento en el que la persona se entera que tiene que hacer la ponencia«, dice.
Y completa: «En general, el ejecutivo se despreocupa desde el momento que tiene que hacer la presentación hasta el día previo, se preocupa desde la noche anterior al momento en que tiene que darla y se ocupa durante la presentación cuando, en realidad, debería ser al revés. Preocuparse en el momento en que se entera, ocuparse desde hasta que la presenta y despreocuparse durante la exposición».
Es que, si al momento de hablar el orador tiene todo listo, puede jugar con el público,interactuar para que la ponencia sea más divertida e interesante y estar pendiente del auditorio y su lenguaje no verbal, lo cual abre la posibilidad de darle mayor desarrollo a aquellas ideas con las cuales los oyentes se hayan enganchado.
Según el experto en oratoria, «el orador debe ser su mejor versión posible para el público que en ese momento tiene enfrente, y evitar la actuación o el querer ser otra persona, porque la mentira se nota.»
A su vez, resalta que es importante ponerle más el cuerpo a la presentación, hacerla de pie, con movimiento, cambiando el tono de vos, porque si algo está quieto e inmóvil se la gente se aburre, deja de prestar atención.
De hecho, según un estudio realizado por la Universidad de Minesotta, las presentaciones hechas por personas de pie y con apoyos visuales aumentan hasta un 43% la capacidad de persuasión.
Galimi, en tanto, observa que a los ejecutivos les cuesta mucho captar la atención de la Generación Y.
Para la consultora, «en estos casos influye la destreza del orador de volver a atraerlos, de tirar un gancho o hacer un chiste, de llamarles la atención, de incluir las nuevas tecnologías pidiéndole a alguien del público que, por ejemplo, googlee un dato o concepto, en vez de sacarles herramientas que ellos manejan y les interesan».
Y desde Dale Carnegie, De León apunta que lo ideal es estudiar quien será el auditorio. «Una misma presentación con igual mensaje cambia según sea el público. Hay que adaptar el mensaje según quien sea el auditorio, no es lo mismo jóvenes profesionales que ejecutivos», diferencia.
Y si bien el impacto y apoyo visual es cada vez más importante De León advierte que «por más que tenga todos los videos e interactividad del mundo, si la persona no es buena hablando, los videos no la van a ayudar. Adornan la presentación y aumentan el impacto, pero a un mal orador no lo salva la tecnología».
En este sentido, la representante de la firma Dale Carnegie en la Argentina hace hincapié en que hay personas que tienen muchas muletillas como «¿Si?» «¿Se comprendió?» o hay gente que siempre habla en el mismo tono de voz.
«Hay que aprender a modular y articular la voz, a hacer pausas, a dar énfasis, a usar el ritmo y volumen correcto, evitando hablar siempre con el mismo tono», aconseja.
Los clásicos miedos
En base a su experiencia, De León diferencia a los ejecutivos que tienen que pulir ciertas malas costumbres de aquellos que sufren «pánico escénico».
«Si es una persona que ya viene hablando en público y no tiene miedo escénico se quiere pulir su forma de expresarse, en dos días lo sacamos adelante, se puede perfeccionar a través de la práctica con trainers», dice.
Y agrega: «Pero en los casos de aquellos ejecutivos que no cuentan con la autoconfianza necesaria para enfrentar un auditorio, se trata de un proceso más largo, que lleva unos tres meses, dado que es necesario trabajar otras competencias».
¿A qué le temen más? Según la experta, «los ejecutivos no le tienen tanto miedo a las preguntas, comentarios y cuestionamientos de la Generación Y sino más bien a los jefes que vienen de la región a ver los resultados, pedir explicaciones y saber qué proyecciones se tienen para el siguiente ejercicio. Llegan para evaluar, y enfrentarlos, a veces en inglés, suele ser todo un desafío».
Fuente: Iprofesional.com
